Я из тех людей, которые вообще не любят планирование. И да, я всё ещё написал статью про тайм-менеджмент.
Началось всё с того, что работая в Surf, мы сделали пост, как тимлид распределяет своё время. Получилось интересно — 40 процентов времени на это, 20 на то. Это, конечно, тимлид, и ему это вдвойне полезно, но всё-таки планировать своё время важно каждому.
Эта история вдохновила меня на создание такого же плана. И вот к чему это приводит:
Базовые правила моего тайм-менеджмента
Мы не можем быть продуктивными все 24 часа. Да, и во время работы тоже. Вспомните, сколько времени вы тратите из восьми часов на работу. В этом нет ничего зазорного — не стоит завидовать тем людям, которые всё успевают и транслируют свой опыт в книгах. Будьте уверены, они врут.
У каждого свой «моторчик». Кто-то может херачить за пятерых в любое время суток, а кому-то достаточно пары часов в день. В какой-то день мы чувствуем прокрастинацию, в какие-то дни херачим за пятерых. На меня, например, влияет погода — в солнечные дни я горю энергией.
Pomodoro и всякие GTD — в топку. Не бывает идеальной системы для всех. Я пробовал разное, и только с опытом понял, что лучше совмещать разные варианты, чтобы быть более продуктивным. Сейчас у меня «помидорки» вперемешку с «лягушкой», немного GTD, завтра может быть что-то ещё.
Планировать всё, даже завтрак. Я серьёзно. Если вы прокрастинатор, как я, лучше планировать всё заранее. А если вы делитесь своим календарём с коллегами для встреч, лучше закладывать время на поесть — никому не будет хорошо, если вы будете голодным, а встречу можно и перенести.
Моё планирование времени
Гугл-календарь — мой друг. Помимо того, что в нём можно отмечать все мероприятия, у него есть интеграции практически со всеми сервисами, от ноушена до Outlook. Также его удобно расшаривать, чтобы назначить встречу — например, я пользуюсь Calendly для бронирования времени.
Для каждого своего проекта я завожу отдельный календарь — так удобнее смотреть, сколько времени в день/неделю я уделяю каждому проекту.
В календаре я отмечаю как встречи, так и задачи разными цветами. В идеальном мире я стараюсь делать так, чтобы у меня было меньше 4 часов встреч в день, и чтобы они шли не подряд. Между встречами обязательно закладываю «окна хаоса» — 15-20 минут на итоги после встреч и разбор сообщений/почты.
На каждый день я закладываю два рабочих и один личный приоритет, не больше — опять же, это пришло с опытом. У вас может быть больше приоритетов.
На каждую задачу я закладываю один час. Даже если это задача на 15 минут, я всё равно закладываю на неё час — так легче себя ограничивать временными рамками. Если сделал всё и даже чуть больше — это приятно. Если регулярно не укладываешься в план — это фрустрирует.
Весь «бэкенд» — в Notion. Да, я всё ещё им пользуюсь. Здесь собраны все мои задачи, как рабочие, так и личные, и бэклог с идеями. Всё разбито по страницам и разделам:
Если по каким-то причинам доступа нет, самое важное я записываю в записную книжку. Рукописи точно не горят 🙂
Не по плану
Такое тоже бывает. Где-то встреча затянется, где-то на меня нахлынет прокрастинация и ничегонеделание. На это влияет много факторов — у меня это погода, отсутствие мотивации, болезнь или просто наваливается сразу много дел.
В такие моменты я смотрю на календарь и говорю себе: календарь — это всего лишь план. Он может меняться в зависимости от обстоятельств, это не статичный объект. Иногда очень сложно убедить себя в этом.
Когда возникают сложные ситуации, я перераспределяю задачи в зависимости от своих возможностей: сложное — на другой день, более лёгкое оставляю на сегодня. Ещё помогает дробление задач — например, написать пост можно по частям, особенно если не идёт какая-то одна часть, и я себя не заставляю писать именно её.
В моменты полнейшей жести, как я её называю, я фиксируюсь на процессе, а не на результате. Во мне ещё живёт дух перфекционизма, и он периодически даёт о себе знать и портит мне состояние. Никто не требует от меня идеального решения, так что я говорю себе: «ты начни, а дальше как получится». Очень выручает на некоторых задачах.
Итог
Не могу сказать, что моё планирование работает идеально — как я уже отметил, его надо пересматривать в зависимости от проекта и нагрузки. Но оно точно помогает мне не съехать кукухой.
Пишите в комментариях, какой момент раскрыть подробнее.
